기록관리란 기록을 적법·적절하게 생산·관리하여 효율적으로 사용하고 불필요한 기록을 폐기하고 증거적 가치나 영구보존 가치가 있는 기록을 보존하여 쉽게 검색하고 활용할 수 있게 하는 일을 말한다. 기록은 해명책임성(accountability)과 증거성을 갖는 기록된 정보를 의미한다.


1 단계 : 처리과
처리과에서는 효율적으로 기록을 생산하고 이용하기 위한 목적으로 기록을 관리하며, 현행업무를 수행하는 중에 기록을 관리하는 것을 현행기록관리라고 한다. 현행기록관리에서 중요한 것은 법률과 규정에서 요구되는 기록을 반드시 생산하여야한다.

2 단계 : 기록관
기록관은 기록물의 보존·관리 및 활동 등 기록물 관리 업무의 전담기구로서 해당 공공기관 기록물의 수집, 보존 및 활용하고, 전문관리기관으로의 기록물 이관 및 전문관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담, 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수 등 기록물 관리업무를 전담한다.

3 단계 : 국가기록원
국가기록원은 책임행정과 투명한 정부정책을 실현하기 위해 기록물의 생산과 관리에 관한 기본 정책을 결정하고 제도를 확립한다. 증빙기록물과 역사기록물을 항구적으로 보존한다.보존 영구기록을 정리하여, 목록을 작성하고 열람 활용할 수 있게 준비하여 국민에게 필요한 정보를 제공한다.